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Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben hat einen hohen Stellenwert für die bei GSK STOCKMANN Rechtsanwälte Steuerberater Partnerschaftsgesellschaft mbB tätigen Notare. Vor diesem Hintergrund geben wir Ihnen einen Überblick, welche personenbezogenen Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise diese genutzt werden, an wen wir diese ggf. übermitteln. Außerdem informieren wir Sie über die Ihnen zustehenden datenschutzrechtlichen Ansprüche und Rechte:

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist der jeweils tätig werdende Notar. Jeder Notar ist für den von ihm jeweils zu verantwortenden Bereich alleiniger Verantwortlicher im Sinne der datenschutzrechtlichen Vorschriften.

Sie können sich für alle Datenschutzanfragen an den jeweils verantwortlichen Notar oder an unseren Da-tenschutzbeauftragten wenden, und zwar wie folgt:

2. Art der verarbeiteten Daten und Herkunft der Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftragten Dritten (z. B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) erhalten, wie z. B.

  • Daten zur Person, z.B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand; im Einzelfall Ihre Geburtenregisternummer;
  • Legitimationsdaten (z. B. Ausweis- oder Passdaten) und Authentifikationsdaten (z.B. Unterschriftenprobe)
  • Daten zur Kontaktaufnahme, wie z. B. postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Nummern, E-Mail-Adresse;
  • Bankverbindungs- oder Zahlungsdaten;
  • bei bestimmten Arten von Verträgen (z. B. Grundstücksverträgen) Ihre steuerliche Identifikations-Nummer („Steuer-ID“);
  • in bestimmten Fällen, z.B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zur Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z. B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen;
  • in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen zu Dritten wie z. B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten.

Außerdem verarbeiten wir Daten aus öffentlichen Registern, z. B. Grundbuch oder Handels- und Vereins-registern.

3. Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Als Notare sind wir Träger eines öffentlichen Amtes. Unsere jeweilige Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe e der Datenschutz-Grundverordnung - DSGVO).

Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend unseren Amtspflichten durchzuführen und abzuwickeln, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von notariellen Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt daher immer aufgrund der für uns geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben.

Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für uns zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DSGVO). Eine Nichtbereitstellung der von uns bei Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass wir die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnen müssten.

4. Weitergabe Ihrer Daten

Als Notare unterliegen wir einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle unsere Mitarbeiter und sonst von uns Beauftragten.

Wir dürfen und werden Ihre Daten daher nur weitergeben, wenn und soweit wir dazu verpflichtet sind, z. B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung, oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht sind wir unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder unsere Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

Ansonsten werden Ihre Daten nur weitergegeben, soweit wir hierzu aufgrund Ihrer Erklärungen verpflichtet sind oder Sie der Weitergabe zugestimmt haben.

5. Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums - EWR) erfolgt nur, soweit dies zur Ausführung Ihres Auftrages erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben oder ein Beteiligter in einem Drittland ansässig ist oder wenn Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben.

6. Dauer der Speicherung der Daten

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen unserer gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Nach § 5 Abs. 4 Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

  • Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Absatz 4 DONot): 100 Jahre,
  • Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namenverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste,
    Generalakten: 30 Jahre,
  • Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden,

Nach Ablauf der gesetzlichen Speicherfristen und unter Berücksichtigung einer höchstens einjährigen Abwicklungszeit werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern wir nicht nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht, von uns jederzeit Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Die anwaltliche Schweigepflicht bleibt unberührt. Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, haben Sie uns gegenüber das Recht auf Berichtigung, Löschung bzw. Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu widersprechen. Ihnen steht weiterhin uns gegenüber das Recht zu, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, von uns in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen. Wenn Sie eine Einwilligung zur Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit für die Zukunft widerrufen. Sie können Ihre vorstehend genannten Rechte u.a. geltend machen, indem Sie uns oder unseren Datenschutzbeauftragten unter den in Ziffer 1 aufgeführten Kontaktdaten ansprechen.

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

 

Falls Sie Fragen zu den vorstehenden Informationen haben, stehen wir Ihnen hierfür gerne zur Verfügung.

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Datenschutz bei der Tätigkeit von Notaren

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